Dienstwagen: Mit dem eigenen Auto zum Kunden

Das Prinzip ist einfach: Der Arbeitgeber stellt kein Fahrzeug bereit, sondern bezuschusst den Privatwagen des Mitarbeiters. Bei der so genannten Car Allowance bekommt der Arbeitnehmer also einen Kfz-Zuschlag bzw. Pkw-Zuschuss vom Arbeitgeber. Der Mitarbeiter wählt sein Fahrzeug selbst, sorgt für die Finanzierung und tritt mit dem eigenen Automobil Dienstreisen und Geschäftsfahrten an.

Schöne neue Welt? Für den Arbeitgeber sind erhebliche Vorteile mit diesem System verbunden. So fallen zum Beispiel die meisten administrativen Aufgaben weg und Kapazitäten für die Kernaufgaben des Unternehmens werden frei. Zudem werden nahezu sämtliche steuer- und sozialversicherungspflichtigen Aufwendungen auf den Arbeitnehmer übertragen. Und noch etwas ist entscheidend: Die Verantwortung des Arbeitnehmers bezieht sich auf sein eigenes Fahrzeug und nicht auf den Firmenwagen, der im Regelfall alle drei Jahre ausgetauscht wird und zuweilen entsprechend nachlässig behandelt wird.

Ein neuer Trend? Weg vom klassischen Fuhrpark und hin zum Privatwagen des Arbeitnehmers, der bezuschusst wird? Etwas mehr als ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland bietet nach einer Studie von Towers Watson Data Service (ehemals Watson Wyatt) diese Car Allowance an – ein Drittel mehr als noch vor vier Jahren. Es sind vor allem multinationale Unternehmen aus dem anglo-amerikanischen Raum, die in ihren deutschen Niederlassungen Car Allowance – mitunter auch optional – praktizieren. Doch auch internationale Unternehmen mit deutschen Wurzeln haben das Thema für sich entdeckt. Die Linde AG, weltweit führendes Gase- und Engineeringunternehmen, bietet zum Beispiel ausgewählten Mitarbeitern in Deutschland einen Zuschuss zur Leasingrate an. Firmenwagenberechtigte Mitarbeiter erhalten jedoch weiterhin ihren Firmenwagen (siehe Kasten)

Keine Alternative zum Firmenwagen. Die Mehrzahl der deutschen Firmen wendet nach wie vor die klassische Dienstwagenregelung an. "Das Thema Car Allowance ist in Deutschland derzeit nicht aktuell", meint dazu VDR-Präsidiumsmitglied Bernd Ruttloff. Vorherrschend werde mit Gehaltsumwandlung gearbeitet. Dass Car Allowance z. B. in USA und UK verbreiteter ist, habe mit den dort herrschenden Steuerregelungen zu tun, die von den deutschen abweichen. Daneben dürften auch verschiedene andere Gründe dafür sorgen, dass Car Allowance in Deutschland (noch) ein Schattendasein führt. Ein ganz wesentlicher ist der Aspekt der Mitarbeitermotivation mit einem Dienstwagen. Denn der Status, einen Dienstwagen nutzen zu dürfen, ist neben einer betrieblichen Altersvorsorge eines der wesentlichen Formen der Zuwendungen an Arbeitnehmer. Und somit auch im Wettbewerb ein oftmals unverzichtbares Instrument.

Steuerliche Situation für den Arbeitnehmer. Die Zuwendungen im Rahmen der Car Allowance sind vom Arbeitnehmer voll zu versteuern. Zudem unterliegen diese Zahlungen der Sozialversicherungspflicht. Im Gegenzug besteht die Möglichkeit, einen Nachweis der beruflichen Nutzung des Privatwagens zu führen, und die anteiligen Kosten im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer als Werbungskosten steuermindernd geltend zu machen. Ebenfalls möglich wäre die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. Dafür kommen zunächst die Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte infrage. Es können die anteiligen tatsächlichen Kosten ermittelt werden oder pauschal 0,30 Euro je Entfernungskilometer in Ansatz gebracht werden (§ 9 I Nr. 4 EStG). Hinzu kommen Kostenerstattungen für Dienstreisen bzw. Auswärtstätigkeiten gem. §§ 4 IV EStG; 9 I 1 EStG. Eine Auswärtstätigkeit setzt voraus, dass ein Arbeitnehmer vorübergehend, außerhalb seiner Wohnung an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten tätig wird. Auch in diesem Fall besteht die Möglichkeit, die Nutzungskosten für Dienstreise anteilig zu ermitteln, oder 0,30 Euro als pauschalen Kilometersatz zu nutzen (BMF, 20.8.2001, IV C 5 - S 2353 - 312/01).

Eintrag auf der Lohnsteuerkarte. Die Eintragung eines Freibetrages nach § 39a EStG kommt nur in Betracht, wenn die Antragsgrenze in Höhe von 600 Euro nach § 39a Abs. 2 S. 4 EStG überschritten wird. Nach Abs. 1 Nr. 1 können Werbungskosten nur insoweit berücksichtigt werden, als sie den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 920 Euro übersteigen. Die Werbungskosten müssten also zunächst mehr als 920 Euro betragen. Für die Eintragung eines Freibetrages auf der Lohnsteuerkarte muss der den AN-Pauschbetrag überschießende Betrag mehr als 600 Euro betragen. Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann der Freibetrag eingetragen werden. Eine maximale Höhe gibt es hierbei nicht.

Kfz-Zuschlag versus Firmenwagen. Anders als beim Dienstwagen, den der Arbeitgeber bereitstellt und auf den der Arbeitnehmer nur im Rahmen der Car Policy des Unternehmens Einfluss nehmen kann, übernimmt er beim selbst angeschafften Privatwagen die gesamte Verantwortung für Anschaffung und Betrieb des Fahrzeugs. Das bedeutet unter anderem auch, dass die hohen Rabatte von Herstellern und Importeuren von Kraftfahrzeugen und die besonderen Vereinbarungen nicht mehr oder nur noch eingeschränkt zur Verfügung stehen. Muss der Privatwagen erst angeschafft werden, liegen zudem die Risiken der Finanzierung beim Arbeitnehmer. Auch die laufenden Kosten sind nicht zu unterschätzen. Bei einem Dienstwagen kostet die Privatnutzung zwar zusätzlich Lohn- und Kirchensteuer sowie Sozialabgaben, der KFZ-Zuschuss wird jedoch dem Bruttoverdienst aufgeschlagen und unterliegt daher ebenfalls sämtlicher Abgaben.

Situation Arbeitgeber. Unternehmen sollten jedoch nicht nur die Vorteile des Kfz-Zuschusses in Betracht ziehen. Denn die Car Policy, u. a. ein wichtiges Instrument zur Gestaltung der Außenwirkung verliert mit der Car Allowance an Bedeutung. Fahrzeugmarken, Fahrzeugtypen, Farben und Ausstattungen ermöglichen entsprechend der Corporate Identity einen einheitlichen Auftritt. Mit der Car Allowance darf der Arbeitgeber jedoch keine Vorgaben mehr machen, denn es ist ja das Privatauto des Mitarbeiters – und das kann ein Dacia Logan oder aber auch ein Porsche Cabriolet sein. Dies ist weniger ein Problem, wenn der Dienstwagen fast ausschließlich für die Fahrten vom Arbeitsplatz nach Hause verwendet wird. Wird das Fahrzeug jedoch häufig für Dienstfahrten zum Kunden genutzt, kann dies durchaus das Image des Unternehmens beschädigen.

Ausblick. Das Thema Firmenwagen ist nicht nur in Deutschland sondern auch in anderen europäischen Ländern oft sehr emotional belegt, wie die Forscher von Towers Watson festgestellt haben. Dies könnte sich in den Ergebnissen der Nachfolgestudie, deren Ergebnisse zurzeit aufbereitet werden, niederschlagen. Während bei der Untersuchung 2007/2008 der steigende Ölpreis und verbrauchsarme Firmenwagen das beherrschende Thema waren, konzentrierten sich aktuell viele Unternehmen auf Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. "Unternehmen werden unter dieser Prämisse immer häufiger in Versuchung geführt, nicht verpflichtende Nebenleistungen zu überprüfen, um kurzfristige Einsparungen zu erzielen", heißt es aus dem Beratungsunternehmen. Negative Effekte von kurzfristigen Sparmaßnahmen bzw. Einschnitten in den Nebenleistungen seien daher zu erwarten, wenn an der etablierten Firmenwagenpraxis gerüttelt wird. Firmenwagen bzw. vermehrt auch die Car Allowance gehören laut Towers Watson zu den zentralen Vergütungskomponenten und motivatorischen Anreizen für erfahrene Fach- und Führungskräfte als auch für Mitarbeiter. Doch "genau diese Zielgruppe ist heute mehr denn je gefragt, zu ambitionierten Ertragszielen beizutragen."

Car Allowance: So macht es die Linde AG

Die Linde AG bietet die Car Allowance als Zuschuss zur Leasingrate an. "Je nach Hierarchie-Ebene bekommen unsere Führungskräfte und Sales-Leute 400 bis 800 Euro pro Monat", erläutert Global Travel & Fleet Manager Thorsten Eicke. Der Zuschuss ist dann für 3,5 bzw. vier Jahre fix. Spritkosten und alle anderen Kosten sind damit abgedeckt. Mit diesem Zuschuss kalkuliert sich der Mitarbeiter dann ein Fahrzeug samt Zusatzausstattung. Eicke hat die Erfahrung gemacht, dass "dann bis zu 200 Euro über die Leasingrate hinausgegangen wird".

Seit Juli 2009 bindet Linde das Thema aber auch an den CO2-Ausstoß der Fahrzeuge. Das liege nahe, zumal das Thema Umwelt bei Linde als Hersteller von Gasen seit jeher im Blickfeld stehe und eine eigene CSR-Abteilung Maßnahmen zum Umweltschutz fördert. "Auto ist ein emotionales Thema", sagt Eicke, "darüber können wir ein Zeichen setzen". Für jede Berechtigtengruppe wurden also zwei CO2-Levels festgelegt. Werden die unterschritten, erhöht sich der Zuschuss. "Die Blue-Modelle der Hersteller erfreuen sich deshalb extrem starker Nachfrage", so Eicke. Über 90 Prozent der Car-Allowance-Nutzer entscheiden sich bei aktuellen Bestellungen für die umweltfreundlichen Fahrzeuge.

Die CO2-Levels will Eicke nun jährlich überprüfen und absenken – wenn die Industrie entsprechende Angebote macht. Dabei muss der Flottenverantwortliche natürlich prüfen, ob dann auch passende Modelle zur Verfügung stehen. Die Erfahrung hat ihm aber gezeigt, dass "wenn der Geldbeutel des Einzelnen betroffen ist, es nicht immer das PS-stärkste Fahrzeug sein muss".

Für die Beteiligten ergebe sich durch den CO2-gebundenen Zuschuss eine Win-Win-Situation: Für den Mitarbeiter, weil er einen höheren Zuschuss erhält. Für das Unternehmen, weil die Kraftstoffkosten erheblich reduziert werden. "Und natürlich gewinnt auch die Umwelt", sagt Eicke.

Car Allowance Vor- und Nachteile

Vorteil AG:
Administrative Aufgaben fallen weg
Unkomplizierte Abwicklung
Höhere Verantwortung der Mitarbeiter für das eigene Automobil

Nachteil AG:
Umstellung erfordert Zeit
Innerbetriebliche Durchsetzung kann schwierig werden
Wegfall des Motivationsfaktors Dienstwagen

Vorteil AN:
Auto nach Wahl: Ob günstiger Kleinwagen oder heißer Sportflitzer – entscheidend wird die Kostensituation sein
Fahrzeug auch nach Arbeitgeberwechsel vorhanden
Zuschuss ist klar definiert und damit verbunden sind kalkulierbare Kosten

Nachteil AN:
Sämtliche Kosten (Versicherung, Steuer, Reparaturen) trägt Arbeitnehmer
Rabatte bei der Beschaffung eines Kfz sind möglicherweise nicht so hoch, wie bei einem großen Fuhrpark
Arbeitnehmer trägt volles Risiko bei Kauf, Leasing und Verkauf des Fahrzeugs

Fazit Car Allowance vs Dienstwagen
Die beste Lösung ist nicht konkret zu benennen. Dennoch kann die klassische Dienstwagenregelung aufgrund der Abgabensituation und der im Regelfall besseren Konditionen mit Automobilherstellern- und Importeuren sowie Leasinggesellschaften und Flottendienstleistern erhebliche Vorteile einfahren. In manchen Fällen mag die Car Allowance die bessere Entscheidung sein. Eine allgemeingültige Regel ist nicht aufzustellen. Deshalb empfiehlt es sich, eine Rechnung aufzumachen und Pro und Contra beider Lösungen durchzuspielen.

Quelle: www.newsfleet.de
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